Kwaliteiten van een kwaliteitssysteem
Het oude ISO 9001 handboek, bijvoorbeeld zoals je die vond in de kast bij elke afdelingsmanager of op de werkvloer beter bekend als het 'ISO-boek'. Het was ook een handboek: het beleid en alle procedures en werkinstructie keurig in een map. Waar het echter om draait is een beheerssysteem, ofwel een kwaliteitssysteem. Dit kwaliteitssysteem moet dan weer in essentie zijn beschreven en aantoonbaar zijn. Kortom, wat zijn de kwaliteiten van een kwaliteitssysteem.
Hedendaags kwaliteitssysteem
Aan de IT-kant zijn de ontwikkelingen misschien wel nog sneller gegaan: sociale kwaliteitssystemen, meteen uit de cloud. Toch heel iets anders dan de verzameling procesbeschrijvingen, procedures, instructies en formulieren. Geprint en gebundeld in het handboek in de kast bij elke afdelingsmanager….Een digitaal (kwaliteits)management systeem kan zoveel meer, los van de verschillende 'ISO normen'. (Zet voor de aardigheid als proef dit Proware-systeem eens in 60 sekonden online ....)
Een overzicht van 'standaard' functionaliteiten van een digitaal managementsysteem:
| Navigatie / zoeken |
- Index van alle documenten
- Overzicht per functie, proces, norm-item
- Mijn documenten, waar ik iets mee te maken heb
- Laatst door mij geraadpleegd
- Trending documenten binnen de organisatie
- Recent gezocht binnen de organisatie
- ‘Full text search’
|
| Workflow sturing |
|
| Monitoring |
- Raadplegingen per document, per type, per periode
- Niet gevonden, maar waar wel op gezocht is
- Nooit gebruikte documenten
- Rapportages, zelf te definieren
|
| Ketenintegratie / mobiel |
- Voor klanten, die moeten 'meekijken'
- Voor onderaannemers die instructies (verplicht) moeten lezen
- Corporate documenten gezamenlijk gebruiken
- Op de projectlocatie, op je telefoon
- Aan het bed van de client, op je tablet
|
Voor wie nog steeds aan het ‘vechten’ is met losse documenten, een onoverzichtelijk versiebeheer heeft of voor het handboek naar de kast van de afdelingsmanager moet ....
Zet in 60 seconden onze cloudoplossing Proware klaar, software tool voor kwaliteitsmanagement. En zoek de verschillen ...
De verplichte 6 procedures in je handboek uit de oude ISO9001:2008 zijn verdwenen, maar wat blijft is de ‘gedocumenteerde informatie’. Documentatie blijft dus nodig binnen kwaliteitsmanagement en wel op de volgende gebieden:
| |
|
|
| PDCA cirkel |
Paragraaf |
ISO 9001:2015 |
| Plan |
4.3 |
Scope van het kwaliteitsmanagement systeem |
| 4.4 |
Documentatie van het kwaliteitsmanagement systeem |
| 5.2.2a |
Kwaliteitsbeleid |
| 6.2.1 |
Kwaliteitsdoelstellingen |
| 7.1.5 |
Monitorings- en meetuitrusting |
| 7.1.5 |
Beheersing van monitorings- en meetuitrusting |
| 7.2 |
Competenties van medewerkers |
| |
|
|
| Do |
8.1e |
Operationele planning en controle |
| 8.2.3 |
Beoordeling van product- en diensteisen |
| 8.3.2g |
Planning van ontwerp- en ontwikkeling |
| 8.3.5 |
Beoordeling, verificatie en validatie van ontwerp en ontwikkeling |
| 8.3.6 |
Beheersing van wijzigingen in ontwerp en ontwikkeling |
| 8.4.1 |
Controle van extern geleverde producten en diensten |
| 8.5.1 |
Controle van productie en dienstverlening |
| 8.5.2 |
Identificatie en traceerbaarheid |
| 8.5.6 |
Beheersing van veranderingen |
| 8.6 |
Vrijgave van producten en diensten |
| 8.7 |
Beheersing van niet-conforme procesuitkomsten |
| |
|
|
| Check |
9.1.1 |
Bewaken en meten van prestaties |
| 9.2 |
Interne audits |
| 9.3.1 |
Directiebeoordeling |
| |
|
|
| Act |
10.2.2 |
Corrigerende maatregelen |
| |
|
|
| PDCA cirkel |
Paragraaf |
ISO 9001:2015 |
Maar in een digitaal kwaliteitssysteem is het voor de 'gewone gebruiker' allemaal zoveel makkelijker te vinden:
En toch kan de kwaliteitsmanager nog steeds alle documenten ook normgericht vinden (en ziet meteen dat er nog oude verwijzingen tussen zitten):
